Python自动化:Excel一键填充Word，自动格式调整!效率提升万倍

在繁忙的职场中，你是否也遇到过这样的烦恼：辛苦整理完Excel数据后，还要手动复制到Word文档中，调整格式，甚至因为数据变更而忘记修改Word内容？今天，就让我们一起探索如何用Python自动化办公，将Excel中的数据一键填充到Word模板中，并且还能自动调整好格式！让工作更高效！

背景故事

小李是一家大型公司的中层管理，每天都需要汇总各种数据，并撰写报告给不同层级的领导。然而，数据汇总完毕后，他还需要花费大量时间将Excel中的数据复制到Word文档中，并调整格式。更糟糕的是，当Excel数据发生变更时，他很容易忘记修改对应的Word内容，导致报告出现错误，这个过程中最让他头疼的就是复制粘贴和格式调整的工作，机械地重复性工作渐渐消磨掉了他的激情和热情。

解决方案

为了解决小明的困扰，我们引入了Python自动化办公的解决方案。通过Python的强大功能，我们可以编写一个脚本，自动读取Excel中的数据，并填充到Word文档的对应表格中。同时，我们还能通过脚本自动调整Word文档的格式，确保生成的报告既准确又美观。

实战操作

此例要求将Excel档的“收货数据”填写到Word档的“收货记录”中去，并加总收货数量。模板是下面这样的，需要将Excel里面的信息插入到模板表里。

模板文档：

填充完模板后得到的理想结果：

Excel数据信息：

首先，从excel里提取数据

#从Excel表中提取数据
from openpyxl import load_workbook
wb = load_workbook("收货数据.xlsx")
ws = wb.active
data=[]
for row in range(2,ws.max_row+1):
    seq = ws["A"+str(row)].value
    supplier = ws["B"+str(row)].value
    material_pn = ws["C"+str(row)].value
    material_model = ws["D"+str(row)].value
    desp = ws["E"+str(row)].value
    qty = ws["F"+str(row)].value
    date = ws["G"+str(row)].value.date()
    info = [seq, supplier, material_pn, material_model, desp, qty, date]
    data.append(info)

检查一下提取到数据

其次，对数据进行相应的加总

#定义数量加总函数
def Sum_list(list):
    s = 0
    for i in list: #累加列表中的所有数
        s+=i
    return s


#加总数量列的所有数字
qty_list=[]
for i in data:
    qty_list.append(i[5]) #数量在内层列表的第6个位置，索引是5
sum_qty= Sum_list(qty_list) #调用加总函数加总
sum_qty

接着，调整格式，合并单元格等

def Merge_cells(table,target_list,start_row,col):
    '''
    table: 是需要操作的表格
    target_list: 是目标列表，即含有重复数据的列表
    start_row: 是开始行，即表格中开始比对数据的行（需要将标题除开）
    col: 是需要处理数据的列
    '''
    start = 0 #开始行计数
    end = 0 #结束行计数
    reference = target_list[0] #设定基准，以列表中的第一个字符串开始
    for i in range(len(target_list)): #遍历列表
        if target_list[i] != reference: #开始比对，如果内容不同执行如下
            reference = target_list[i] #基准变成列表中下一个字符串
            end = i - 1 
            table.cell(start+start_row,col).merge(table.cell(end+start_row,col))
            start = end + 1
        if i == len(target_list) - 1: #遍历到最后一行，按如下操作
            end = i
            table.cell(start+start_row,col).merge(table.cell(end+start_row,col))

然后，往word表格里按格式写入word里

#数据提取即处理完毕后，就可以往Word的表格中写入数据了
from docx import Document
doc = Document("收货记录模板.docx")
#读取word文档中的第一个表格的第二和第三列除标题和尾部总数行的数据
table = doc.tables[0] #已确定是第一个表格，其索引是0
supplier = [] #存储供应商名称
pn = [] #存储物料编码
for i in data:
    supplier.append(i[1])
    pn.append(i[2])
#按需增加行，以便填写数据
for i in range(len(supplier)): #模板中已经有一行了，所以总共只需增加len(supplier)行
    table.add_row() 
#增加好行后先做合并单元格操作
Merge_cells(table,supplier,1,1) #开始合并行为2，索引为1；供应商名称是在2列，索引为1
Merge_cells(table,pn,1,2) #开始合并行为2，索引为1；物料编码是在3列，索引为2


#写入数据到表格
for row in range(1,len(supplier)+1):
    for col in range(7):        
        table.cell(row,col).text = str(data[row-1][col])


max_row = len(table.rows) #获取最大一行
qty_row = max_row-1 #确定需要写入加总数据的一行
table.cell(qty_row,5).merge(table.cell(qty_row,5)) #合并右下角用于填写数量的两个单元格
table.cell(qty_row,4).text = '总数：'
table.cell(qty_row,5).text = str(sum_qty)


doc.save("收货记录.docx")

最后，对word里的表格进行格式处理

from docx.table import _Cell
from docx.oxml import OxmlElement
from docx.oxml.ns import qn


def Set_cell_border(cell: _Cell, **kwargs):
    """
    设置单元格边框函数
    使用方法:
    Set_cell_border(
        cell,
        top={"sz": 12, "val": "single", "color": "#FF0000", "space": "0"},
        bottom={"sz": 12, "color": "#00FF00", "val": "single"},
        start={"sz": 24, "val": "dashed", "shadow": "true"},
        end={"sz": 12, "val": "dashed"},
    )
    传入参数有cell, 即单元格；top指上边框；bottom指下边框；start指左边框；end指右边框。
    "sz"指线的粗细程度；"val"指线型，比如单线，虚线等；"color"指颜色，颜色编码可百度；
    "space"指间隔，一般不设置，设置的值大于0会导致线错开；"shadow"指边框阴影
    """
    tc = cell._tc
    tcPr = tc.get_or_add_tcPr()


    tcBorders = tcPr.first_child_found_in("w:tcBorders")
    if tcBorders is None:
        tcBorders = OxmlElement('w:tcBorders')
        tcPr.append(tcBorders)


    for edge in ('start', 'top', 'end', 'bottom', 'insideH', 'insideV'):
        edge_data = kwargs.get(edge)
        if edge_data:
            tag = 'w:{}'.format(edge)


            element = tcBorders.find(qn(tag))
            if element is None:
                element = OxmlElement(tag)
                tcBorders.append(element)


            for key in ["sz", "val", "color", "space", "shadow"]:
                if key in edge_data:
                    element.set(qn('w:{}'.format(key)), str(edge_data[key]))


#定义单元格填充颜色函数
from docx.oxml.ns import nsdecls
from docx.oxml import parse_xml
def Set_Background_Color(cell,rgbColor):
    shading_elm = parse_xml(r'<w:shd {} w:fill="{color_value}"/>'.format(nsdecls('w'),color_value = rgbColor)) #固定写法，照抄即可
    cell._tc.get_or_add_tcPr().append(shading_elm)


from docx.enum.text import WD_ALIGN_PARAGRAPH #设置水平居中对齐需要用到的库
from docx.enum.table import WD_ALIGN_VERTICAL #设置垂直居中对齐需要用到的库
from docx.shared import Cm # 长度单位（厘米cm用到的库)
from docx import Document


doc = Document("收货记录.docx") #打开word文件
table= doc.tables[0]
max_row = len(table.rows) #获取表格总行数


#1.最后一行中，“总数”两个字要加粗
run = table.cell(max_row-1,4).paragraphs[0].runs[0] # 获取最后一行第五列对应单元格中的文字块，即“总数”字样所在单元格
run.font.bold = True #将文字块设置为粗体


#2.最后一行的行高要调大一点，现在这样扁扁的，难看
table.rows[max_row-1].height = Cm(1) # 将最后一行的行高设置为1厘米


#3.最后一行那几个空单元格有框线，太碍眼，得去掉，将总数及左边两个cell左边框和下边框设成白色
for i in range(3):
    cell = table.cell(max_row-1,i)
    Set_cell_border(
            cell,
            bottom={"color": "#FFFFFF"},
            start={"color": "#FFFFFF" },
            end={"color": "#FFFFFF"}
        )


cell_1 = table.cell(max_row-1,3)
Set_cell_border(cell_1,start={"color": "#FFFFFF" },bottom={"color": "#FFFFFF"})


cell_2 = table.cell(max_row-1,6)
Set_cell_border(cell_2,end={"color": "#FFFFFF" },bottom={"color": "#FFFFFF"})


#4.各单元格水平和垂直方向都要居中对齐
for row in range(1,max_row):
    for col in range(len(table.columns)):
        table.cell(row,col).paragraphs[0].alignment = WD_ALIGN_PARAGRAPH.CENTER
        table.cell(row,col).vertical_alignment = WD_ALIGN_VERTICAL.CENTER


#5.数量列≥85的，底色设置为橙色
qty = [] #存储数量信息
#读取第二行到29行，第2，3列中的数据
for i in range(1,max_row-1):
    qty_info = table.rows[i].cells[5].text #cells[5]指表格第6列
    qty.append(int(qty_info))


#将数量≥85的单元格填色
row=1 #行计数器
for i in qty:
    if i>=85:
        cell = table.cell(row,5) #第6列数据为数量，列索引是5
        Set_Background_Color(cell,"98F5FF") #填充颜色，"98F5FF"是蓝色的编码
    row+=1 #跳转到下一行      


doc.save("收货记录-整理.docx")

总结与展望

通过Python自动化办公，我们可以轻松实现Excel数据到Word文档的自动填充和格式调整。这不仅提高了工作效率，还减少了人为错误的可能性。未来，我们还可以进一步探索Python自动化办公的更多应用场景，如邮件自动发送、PPT自动制作等。让我们一起用技术改变生活，享受更加高效的工作体验吧！

关注公众号，私信“word"获取本篇文章的代码和示例数据。