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Word办公技巧:如何运用邮件合并功能高效批量制作标签?

off999 2024-12-17 15:42 30 浏览 0 评论

这篇文章跟大家分享如何运用邮件合并功能批量制作标签，参考效果见下图，每页有３个不同商品的标签，纵向排列。

一、前期准备

准备工作一共有２项，一是在Excel工作簿中单独做一张工作表，用于存放标签数据信息，本案例工作表名称为"促销水果"，工作表第一行为标题行；二是在Word文档中准备好一个标签模板，用于统一规范所有标签的显示样式。

二、操作步骤

１.新建一个空白文档，执行"邮件"－"开始邮件合并"－"标签"命令，打开"标签选项"对话框。

２.在"标签选项"对话框中，单击下方的"新建标签"按钮，在弹出的"标签详情"对话框中根据需要设置"标签名称""上边距""侧边距""标签高度""标签宽度""纵向跨度""标签列数""标签行数""页面大小"等参数。最后单击"确定"按钮。

（横向跨度为灰色无法自行修改，其他参数设定好后Word会自动计算出"横向跨度"。）

３.返回"标签选项"对话框，在左侧列表中会出现刚刚新建的"商品标签"，选中"商品标签"，单击"确定"按钮。

４.返回空白文档，将事先准备好的标签模板复制粘贴过来。

５.执行"邮件"－"选择收件人"－"使用现有列表"命令，在打开的"选取数据源"对话框中，找到存放标签数据信息的工作簿"标签资料"，单击选中，再单击对话框下方的"打开"按钮。

在弹出的"选择表格"对话框中，选中"促销水果"工作表，勾选"数据首行包含列标题"，单击"确定"按钮。

６.将光标定位在标签表格第一行第二个空白单元格中，执行"邮件"－"插入合并域"－"商品名称"命令，此时单元格中会出现带书名号的合并域"商品名称"。

按照同样的办法依次在其他空白单元格中插入"产地""规格""促销价""截止日期"合并域。

7.单击"邮件"选项卡下的"预览结果"按钮进行预览，可见"促销价"合并域金额数字显示不正常，多了很多"0"。选中"促销价"合并域，单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择"编辑域"。

８.在弹出的"域"对话框中，单击左下角的"域代码"按钮，此时在对话框右侧会出现"域代码"编辑框，在默认显示的域代码“MERGEFIELD 促销价”后面添加"\#0.00",接着单击"确定"按钮。返回文档，可见"促销价"合并域金额数字已正常显示。

9.执行"邮件"－"更新标签"命令，可见第一页中已经显示了3种不同商品的标签信息，实现了每页3个标签的效果。

10.执行"邮件"－"完成并合并"－"编辑单个文档"命令，在打开的"合并到新文档"对话框中选择"全部"，单击"确定"按钮，此时Word会自动生成一份新文档，并在其中显示所有商品的标签信息。

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